Hebel für eine effektive Transformation
Transformationen sind kein einmaliges Großvorhaben – sie bestehen aus einer Vielzahl einzelner, aufeinander abgestimmter Projekte, die schrittweise Veränderungen im Unternehmen umsetzen. Ob digitale Initiativen, strukturelle Anpassungen oder strategische Neuausrichtungen: Die Projektlandschaft ist das Rückgrat jeder nachhaltigen Transformation.
Doch viele Unternehmen scheitern an genau diesem Punkt. Es fehlt an einem übergreifenden Steuerungsrahmen, der Transparenz, Struktur und Priorisierung sicherstellt. Projekte werden initiiert, ohne einheitliche Definition oder strategische Einbettung. Es existieren keine klaren Standards im Projektmanagement, Verantwortlichkeiten sind diffus, Synergien zwischen Projekten werden nicht erkannt – und Ressourcen laufen ins Leere.
Verzögerungen, ineffiziente Ressourcennutzung und ein hohes Maß an Reibungsverlusten sind die Folge. Hinzu
kommt: Ohne zentrale Koordination und regelmäßige Statusberichte bleiben Fortschritte, Risiken und Synergien oft unsichtbar – mit direkten Auswirkungen auf Budget, Umsetzungsgeschwindigkeit und Transformationswirkung.
Die zentrale Herausforderung besteht damit nicht nur im „Wie“ der Transformation – sondern im „Wie gut“ der Umsetzung. Und diese entscheidet sich im Projektmanagement.
Strategischer Hebel: Standards schaffen, Steuerung professionalisieren
Die Lösung beginnt mit einer fundierten Analyse des bestehenden Projektmanagements. Ziel ist es, Transparenz über Prozesse, Verantwortlichkeiten und Steuerungsinstrumente herzustellen – und auf dieser Basis gezielt Standards zu etablieren. Der Aufbau eines Project Management Office (PMO) bildet dabei die zentrale strukturelle Grundlage.
Fünf Elemente sind für eine nachhaltige Transformation entscheidend:
1. Einheitliche Projektmanagement-Standards
Klare Regeln für die Definition, Planung und Steuerung
von Projekten bilden das Fundament für ein professionelles Projektmanagement. Eine unternehmensweit einheitliche Projektdefinition reduziert die Anzahl irrelevanter oder nicht ausreichend geregelter Initiativen. Der
Einsatz einer Projektmanagement-Software schafft zusätzliche Transparenz und ermöglicht die systematische Nachverfolgung von Fortschritt und Ressourceneinsatz. Die Folge: kürzere Durchlaufzeiten, höhere Erfolgsquote.
2. Strukturiertes Projektantragsverfahren
Ein klar definiertes Projektantrags- und Freigabeverfahren ermöglicht die Priorisierung relevanter Vorhaben entlang strategischer Zielsetzungen. Projekte werden nicht mehr ad hoc gestartet, sondern durchlaufen ein strukturiertes Auswahlverfahren. So lassen sich Ressourcen gezielt allokieren, Realisierbarkeit frühzeitig bewerten und
Führungskräfte aktiv in die Steuerung des Projektportfolios einbinden.
3. Project Management Office als Steuerungseinheit
Ein zentrales Project Management Office (PMO) übernimmt die Koordination, Qualitätssicherung und methodische Unterstützung aller Projekte im Unternehmen. Es fungiert als Governance-Institution, stellt Standards sicher, unterstützt Projektverantwortliche methodisch-operativ und fördert die Identifikation von Synergien und Abhängigkeiten. Darüber hinaus schafft das PMO eine Plattform für Wissenstransfer, Best-Practice-Sharing und kontinuierliche Weiterentwicklung des Projektmanagements.
4. Standardisierte und regelmäßige Berichterstattung
Ein unternehmensweites Reporting schafft Transparenz
über Status, Fortschritte, Risiken und Abweichungen –
sowohl für operative Projektleitungen als auch für die
Geschäftsführung. Entscheidungen lassen sich so faktenbasiert treffen, Zielabweichungen frühzeitig erkennen und Ressourcenengpässe proaktiv steuern. Die standardisierte Berichterstattung bildet zudem eine fundierte Grundlage für Budget- und Kapazitätsentscheidungen.
5. Geteilte Projektmanagement-Kompetenzen
Gezielte Schulungen im Projektmanagement sichern die Anwendung moderner Methoden und stärken die Projektverantwortung der Mitarbeitenden. Erkenntnisse aus „Lessons Learned“ werden strukturiert in die Trainings integriert. Der Fokus liegt auf Praxisnähe, Methodensicherheit und Change Kompetenz. So entsteht eine organisationsweite Projektkultur, in der Mitarbeitende Veränderungsprozesse aktiv verstehen, gestalten und umsetzen können.
Wirkung: Effizienz steigern, Projektlandschaft skalieren
Die Etablierung professioneller Projektmanagement-Strukturen verbessert die Steuerbarkeit, Effizienz und
Qualität der gesamten Projektlandschaft. Unternehmen gewinnen an Transparenz, erhöhen ihre Umsetzungskraft und verbessern ihre Fähigkeit, komplexe Projektportfolios effizient zu managen.
Vorteile im Überblick
- Effizientere Ressourcennutzung durch klare Priorisierung und strukturierte Projektfreigabe
- Höhere Projektqualität durch einheitliche Standards und zentrale Unterstützung
- Transparenz und Steuerbarkeit durch professionelles Reporting und PMO
- Bessere Zusammenarbeit durch klare Rollen, Austauschformate und Dokumentation
- Langfristiger Erfolg durch kontinuierliches Lernen und Kompetenzaufbau
Ein professionelles Projektmanagement ist damit kein Selbstzweck – sondern ein strategischer Erfolgsfaktor für Unternehmen, die wachsen, transformieren und ihre Innovationskraft gezielt skalieren wollen.
Für Rückfragen oder weitere Informationen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.
Kai Nelson Dreisigacker
Geschäftsführer
E-Mail: kndreisigacker@reax-advisory.de